Ehrenamt Digitalisiert! - Digitalisierung der Mitgliederverwaltung sowie Aufbau eines Konferenz- und Schulungsraum
Ehrenamt Digitalisiert ist eine jährlich ausgeschriebene Förderung des Landes Hessen, welche Digitalisierungsvorhaben in hessischen gemeinnützigen Einrichtungen fördert. Der Schwerpunkt liegt auf der Digitalisierung im Bereich der internen Verwaltung / der inneren Struktur der Organisation. Bereits Anfang 2025 haben wir uns beworben, mit dem Ziel die folgenden Vorhaben umzusetzen:
- Aufbau eines Schulungs- und Konferenzraums für Videokonferenzen (hybride Vorstandssitzungen, Schulungen, ...)
- Digitialisierung der Mitgliederverwaltung des Vereins
- Schaffen von Arbeitsplätzen für Mitgliederverwaltung und Kassenwart
- Aufbau einer digitalen Mitgliederakte als zentrale und durchsuchbare Stelle für alle Dokumente
- Digitalisierung der Prozesse im Verein, mit dem Ziel, möglichst viele Vorgänge vollständig zu automatisieren und den Ausdruck auf Papier zu vermeiden
Im Laufe des Jahres 2025 wurde das Projekt in mehreren Stufen sehr erfolgreich umgesetzt. So wurde der Meeting- und Konferenzraum eingerichtet, eine auf Paperless-NGX basierte, digitale Mitgliederakte eingeführt, zwei Arbeitsplätze für die Mitgliederverwaltung geschaffen, ein Großteil der Vorgänge im Verein komplett digitalisiert sogar eine Möglichkeit der Automatisierung für Dokumente geschaffen, die in Schriftform vorliegen müssen.
Meetingraum und Konferenzsystem
Durch die Erweiterung des Vereins in das benachbarte Gebäude haben wir die Möglichkeit erhalten, einen separaten Raum für Meetings und Schulungen einzurichten. Die hierfür notwendige technische Ausstattung konnte hauptsächlich durch die Förderung des Landes, aber auch durch zusätzliche Spenden von Logitech (Konferenzkamera) sowie der Hochschule Darmstadt (Möblierung) sehr professionell aufgebaut werden:
- Logitech Rally Bar Videokonferenzsystem für mittelgroße Räume
- Logitech Tap IP Touch Controller für Konferenzräume
- Ein professioneller Bildschirm für Konferenzräume inkl. fahrbarem Ständer
Der Raum ermöglicht es uns, regelmäßig stattfindende Sitzungen wie Vorstandssitzungen, Mitgliederversammlungen und Schulungen durchzuführen, sowohl vor Ort mit als auch hybrid mit Remote-Teilnehmern. Die von Microsoft kostenfrei bereitgestellte Teams-Lizenz erlaubt die skalierbare Einwahl von externen Teilnehmern.
Digitale Mitgliederakte
Im Laufe der Mitgliedschaft eines jeden unser inzwischen 500 Mitglieder fallen viele Dokumente an. Dies sind beispielsweise Mitgliedsanträge, SEPA Mandate, Übungsleiterverträge, Einweisungszettel, Bestellung zu Einweiser:innen, Lagerverträge und viele mehr. In der Vergangenheit war die Beantwortung der Frage "wer hat eigentlich einen Übungsleitervertrag unterschrieben" mit dem Durchsuchen der 500 Aktenregister verbunnden. Die digitale Mitgliederakte soll derartige Anfragen mit einem Klick beantworten können. Die Ziele hierbei waren:
- Aufbau einer sicheren und im Verein verbleibenden Infrastruktur (keine Cloud Lösung)
- Nutzung von Open Source Produkten wo immer möglich
- Unterstützung sowohl von komplett digitalen Dokumenten (inkl. digitaler Unterschrift, diese werden nicht mehr ausgedruckt) sowie von Papierdokumenten, die wir auf Grund gesetzlicher Vorgaben weiter handschriftlich unterschrieben benötigen
- Reduzierung der Arbeitslast unserer Mitgliederverwaltung durch automatische Verarbeitung der Dokumente
Das System basiert im wesentlichen auf den folgenden Komponenten, eine genaue Dokumentation inkl. des technischen Setups ist öffentlich für alle Interessierten einsehbar.
- Ein Netzwerk-Speicher (NAS) basierend auf der TrueNAS Community Edition, welches die notwendige Speicherkapazität bereitstellt. Ebenfalls werden über TrueNAS regelmäßig verschlüsselte Backups auf zwei verschiedene Ziele durchgeführt, davon eins im anderen Gebäue uns eins außerhalb des Vereinsgeländes.
- Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) selbst basierend auf Paperless-NGX
- Platform für digitale Unterschriften basierend auf Docuseal
- Platform für die Automatisierung von Workflows basierend auf N8n
- Ein Event-System zur zuverlässigen und sicheren Verwaltung von Events (Eintritt, Austritt, Namensänderungen, usw), welche Workflows auf der N8n Platform auslösen. Dies basiert auf NATS
- Sowie selbst entwickelte Erweiterungen und Integrationen, die ebenfalls öffentlich in unserem GitHub Profil verfügbar sind.
Bei vollständig digitalen Prozessen werden die digital unterschrieben Dokumente vollständig automatisch in der Mitgliederakte abelegt, ist ist keine manuelle Interaktion notwendig. Dokumente in Papierform werden über den ebenfalls im Rahmen der Förderung angeschaffen Dokumentenscanner (Ricoh ScanSnap ix2500) digitalisiert. Enthält der Ausdruck einen Makerspace QR Code (siehe unten) erfolgt auch hier die Zuordnung vollautomatisch, andernfalls ist eine manuelle Nachbearbeitung erforderlich. Hier eine Ansicht der Mitgliederakte:
Digitalisierung der Dokumente
Neben dem Aufbau der digitalen Mitgliederakte war ebenfalls das Ziel, so viele Prozesse die Möglich komplett zu digitalisieren. Im Idealfall sollen die damit verbundenen Dokumente nie in Papierform ausgedruckt werden. Leider ist dies nicht für alle Dokumente möglich. In einem Workshop gemeinsam mit der Mitgliederverwaltung und Kassenwarten haben sich die folgenden Kriterien für Dokumente ergeben:
- Art der Unterschrift: für die meisten Dokumente genügt eine Fortgeschrittene Elektronische Signatur (FES), die wir über Docuseal leisten können (digital Unterschrift). Andere Dokumente wie beispielsweise Bestätigung von Sicherheitsunterweisungen haben einen potentiell sehr hohen Streitwert (beispielsweise Personenschäden), sodass hier eine qualifizierte elektronische Signatur notwendig wäre. Dies ist mit hohen Hürden verbunden die wir nicht erfüllen können, sodass wir hier weiterhin auf eine handschriftliche Unterschrift setzen müssen.
- Ort der Unterschrift: Ein weiterer Faktor ist die Frage, wo die Unterschrift geleistet wird. Während Unterschriften wie beispielsweise die für den Mitgliedsantrag digital durchgeführt und remote durchgeführt werden können, können wir nicht davon ausgehen, dass immer ein Internetfähiges Endgerät mitgeführt wird, wenn eine Unterschrift im Verein direkt zu leisten ist (Schlüsselausgabe, Einweisungszettel). Hier greifen also unterschiedliche Workflows.
Im gleichen Workshop wurden dann alle Prozesse im Makerspace aufgeschrieben, dokumentiert und gemäß gen genannten Kriterien klassifiziert, das Ergebnis ist öffentlich im Wiki einsehbar. Anschließend wurde ein Workflow erarbeitet, der sowohl für die vollständig digitalisierbaren Prozesse (Mitgliedsantrag, SEPA Mandat, Studienbescheinigung, Verpflichtungserklärung Datenschutz, Übungsleitervertrag, Nutzungsvereinbarung für Schulungsinhalte, Bestellung Einweiser:in und Lagerverträge) als auch die weiterhin in Papierform stattfindenden Prozesse umfasst.
Die wesentliche Idee hier ist, dass alle Dokumente, egal ob sie digital oder in Papierform vorliegen, mit einem speziellen QR Code versehen werden. Dieser ist digital signiert (und daher gegen Fälschungen geschützt) und enthält Metadaten, die uns später dabei helfen:
- das Dokument in Paperless automatisch zu erfassen. Der QR Code enthält die Metadaten wie Korrespondent, Dokumenten-Typ, eine eindeutige UUID sowie den Speicherpfad. Diese werden beim Erfassen in Paperless komplett automatisch gesetzt, sodass manuelle Arbeit entfällt.
- Ebenfalls werden für interne Daten in den QR Code gespeichert, die eine Automatisierung interner Prozesse ermöglichen. So werden beispielsweise bei Einweisungen alle darauf folgenden Prozesse (erteilen der Freischaltberechtigung, erstellen der Rechnung, Auszahlung der Übungsleiterpauschale) vollständig automatisiert ausgelöst und müssen nicht mehr händisch erfolgen.
Technisch kommt dafür ein so genanntes Postconsume Script zum Einsatz, welches im Makerspace entwickelt und für die Öffentlichkeit unter einer MIT Lizenz zugänglich ist.
Arbeitsplätze für Mitgliederverwaltung und Kassenwart
Die Mitgliederverwaltung und Kassenwarte arbeiten mit sensiblen Dokumenten und Daten. Bisher haben wir Unterlagen im kleinen Vorstandsraum aufgewahrt, darin konnte allerdings nicht gearbeitet werden. Akten mussten daher im Gemeinschaftsbereich mit privaten Laptops bearbeitet werden, und konnten dort natürlich nicht liegen gelassen werden. Im neuen Gebäude ist nun ein kleiner, abschließbarer Raum mit Arbeitsplätzen ausgestattet worden. Diese erlauben es, direkt im Raum zu arbeiten, auch einmal Dokumente liegen zu lassen. Neben den für die Verwaltung angeschafften Computern befindet sich hier ebenfalls der Dokumentenscanner.
